Aller au contenu principal

Importer et modifier des documents en masse

À quoi ça sert​

Quand vous avez plusieurs milliers de documents à verser dans la plateforme, ou toute une série à reclasser, nous vous recommandons d'utiliser les actions documentaires de cette interface plutôt que de passer par l'onglet Documents, résidence par résidence.

Comment y accéder​

⚙️ Réglages › Actions documentaires.

Prérequis​

Ces actions dépendent des droits qui vous ont été attribués — la permission « Actions documentaires avancées ». Il est possible que vous n'y ayez pas accès : si vous en avez besoin, rapprochez-vous de votre référent.

Pas à pas​

Importer un lot de documents​

  1. Ouvrez Réglages › « Import de documents ».

  2. Remplissez le fichier de paramétrage au format CSV, à raison d'une ligne par document :

    ColonneObligatoireOù la trouver
    Nom du fichier (avec son extension)Oui
    Code de la résidence (ou du bâtiment)OuiC'est le code de votre résidence ou de votre bâtiment. Vous pouvez aussi reprendre celui qui figure dans l'URL de la résidence
    Identifiant du modèle documentaireOuiRéglages › Modèles documentaires
    Identifiant du dossierNon
    Code de la classeNon

  3. Importez le fichier de paramétrage. La plateforme contrôle sa conformité — que les résidences et les modèles existent bien. En cas d'erreur, corrigez et réimportez.

  4. Une fois le fichier conforme, déposez les documents. Ils sont rangés selon votre fichier et apparaissent dans l'onglet Documents de chaque résidence.

Si vous laissez le dossier et la classe vides, l'intelligence artificielle les détermine. Le résultat est visible dans le suivi des documents importés de la résidence.

Reclasser plusieurs documents​

Téléversez un fichier de reclassification sur la page des actions documentaires en masse. Après traitement, un récapitulatif vous est présenté ; les documents listés changent de classe et/ou de dossier.

Bon à savoir​

Quatre précautions qui évitent les mauvaises surprises :

  • Ne modifiez pas les entêtes de colonnes du fichier de paramétrage.
  • Pas de lignes vides en fin de fichier : le message d'erreur qui en résulte est trompeur.
  • Enregistrez bien au format CSV.
  • Faites un premier test avec quelques documents avant de lancer votre lot complet.
La limite est de 5 Go par import

Cette limite couvre le fichier de paramétrage et les documents. Il n'y a pas de limite de nombre : procédez par lots. À titre indicatif, environ 4 000 documents (4,1 Go) prennent de l'ordre d'une heure et dix minutes.

Ne changez pas de page pendant l'import — ouvrez un autre onglet de votre navigateur si vous avez besoin de travailler en parallèle.

Voir aussi​