Paramétrer vos modèles documentaires

À quoi ça sert

C'est ici que vous définissez comment la documentation de vos résidences est organisée : les dossiers et leur arborescence, et les documents obligatoires.

Restreindre l'accès à un dossier se fait ailleurs

Réserver un dossier à certains utilisateurs ne se paramètre pas ici. Cela a son propre écran, décrit dans Habilitations documentaires.

C'est le pendant paramétrage de l'onglet Documents, et la source du paramétrage que contrôle le rapport Suivi documentaire.

Comment y accéder

⚙️ Réglages en bas du menu › bloc Gestion documentaire › Modèles documentaires.

Prérequis

Il vous faut le droit Administration, ou la permission dédiée « Paramétrage des modèles documentaires », incluse par défaut dans le groupe Administration.

Pas à pas

Créer un modèle

Un modèle se définit par un nom, un type de rattachement et une ou plusieurs langues.

Le type de rattachement correspond à l'élément sur lequel porte le modèle documentaire : les résidences, les bâtiments ou les locataires.

L'arborescence est commune

L'arborescence d'une documentation est la même pour toutes vos résidences : vous ne la définissez qu'une fois. Elle peut en revanche être différente pour les bâtiments.

Créer les dossiers depuis un fichier CSV

Plutôt que de créer les dossiers un à un, vous pouvez importer votre plan de classement en CSV : tous les dossiers et sous-dossiers du modèle sont alors créés d'un coup.

L'import est proposé à deux moments :

• à la création du modèle, dans le bloc « Arborescence des dossiers (facultatif) » › « Importer un fichier .csv » ;
• sur un modèle déjà créé mais encore vide, avec le bouton « Importer une arborescence ».

L'import n'est proposé que sur un modèle vide

Dès que le modèle contient au moins un dossier, le bouton d'import disparaît : il ne reste que « Exporter l'arborescence ». L'import ajoute des dossiers, il ne remplace jamais ceux qui existent déjà. Pour repartir d'un fichier corrigé, créez un nouveau modèle.

Le plus simple est de partir d'un export

Sur n'importe quel modèle déjà rempli, le bouton « Exporter l'arborescence » produit un fichier CSV directement réimportable. C'est le moyen le plus fiable d'obtenir un fichier au bon format : exportez, remplacez les lignes par les vôtres, réimportez.

Le format du fichier. Un .csv encodé en UTF-8, avec le point-virgule ; comme séparateur. Dans Excel, choisissez « CSV UTF-8 (délimité par des points-virgules) » à l'enregistrement : le format « CSV » par défaut n'est pas en UTF-8 et vos accents seront abîmés.

La première ligne est une ligne d'en-tête, obligatoire et non importée. Elle reprend exactement ces trois intitulés, dans cet ordre :

Folder Number;Folder Name;Document Class

Puis une ligne par dossier :

Colonne	Obligatoire	Contenu
Folder Number	oui	le numéro du dossier, les niveaux séparés par des points : 1, 2, 2.1, 2.1.1
Folder Name	oui	le nom affiché du dossier
Document Class	non	le code de la classe de document à associer au dossier, à laisser vide si vous n'en associez aucune

Par exemple :

Folder Number;Folder Name;Document Class
1;ORGANISME;
1.1;Identification;
1.2;Autorisations;
2;DESCRIPTION DU BIEN;
2.1;Note désignation;
2.2;Surface et plans géomètre;
3;DIAGNOSTICS TECHNIQUES;
3.1;DPE;DPE
3.2;Amiante;DIAGNOSTIC_AMIANTE

La numérotation décrit le classement, ce n'est pas une décoration : c'est le point qui bloque le plus souvent. Quatre règles, toutes vérifiées à l'import :

• la première ligne porte le numéro 1 ;
• deux dossiers de même niveau se suivent sans trou : 1, 2, 3… et 2.1, 2.2, 2.3… ;
• un sous-dossier commence toujours à 1 : le premier sous-dossier de 2 est 2.1, jamais 2.2 ;
• chaque dossier est immédiatement suivi de ses sous-dossiers, avant de passer au dossier suivant de même niveau.

Autrement dit, l'ordre des lignes du fichier est l'ordre de lecture du classement, de haut en bas.

Si le fichier n'est pas conforme, aucun dossier n'est créé et le message affiché vous indique la règle en cause :

Message affiché	Ce qu'il faut corriger
Le fichier contient un dossier sans nom.	Une ligne a un numéro mais pas de nom, souvent une ligne de séparation, ou une ligne vide en bas du fichier laissée par le tableur.
Le fichier contient un dossier sans numéro.	Une ligne n'a rien dans la première colonne : soit un nom sans numéro, soit une ligne vide, y compris celles que le tableur laisse en fin de fichier.
Le fichier contient une ligne vide.	Supprimez les lignes vides, y compris à la fin du fichier.
La numérotation du premier dossier doit commencer par 1.	La première ligne après l'en-tête doit porter le numéro 1.
La numérotation des dossiers de même niveau doit être continue.	Un numéro a été sauté entre deux dossiers de même niveau.
La numérotation des dossiers enfants doit être continue.	Un premier sous-dossier ne commence pas à 1.
La numérotation des dossiers parents doit être continue.	Une ligne revient à un niveau supérieur sans reprendre la suite de la numérotation de ce niveau.
Le fichier sélectionné n'est pas au format .csv.	Le fichier n'a pas l'extension .csv, réenregistrez-le depuis votre tableur.

Quelques pièges à connaître :

• Ni guillemets ni point-virgule dans les noms. Le point-virgule sépare les colonnes : un nom qui en contient est coupé en deux. Les guillemets ne sont pas interprétés, ils seraient repris tels quels dans le nom du dossier.
• La ligne d'en-tête ne comporte que trois intitulés, sans point-virgule en fin de ligne. Sur les lignes de dossiers en revanche, un dernier point-virgule suivi de rien est normal : c'est la colonne « classe » laissée vide.
• Les classes ne sont pas créées par l'import. Un code inconnu de votre organisation n'est pas ajouté au référentiel. En cas de doute, laissez la colonne vide et associez les classes ensuite depuis l'interface, dossier par dossier.
• Les noms sont importés en français. Si votre modèle est multilingue, les autres langues restent à saisir depuis l'interface.
• Les dossiers restent entièrement modifiables après l'import : renommer, déplacer, supprimer, associer une classe.

Gérer les dossiers du modèle

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers, les renommer, les déplacer, les supprimer, et associer une classe de document à un dossier.

Cette association est ce qui déclenche le rangement automatique : tous les documents reconnus dans une classe iront d'eux-mêmes dans le dossier qui lui est associé. Prenez donc le temps d'associer une classe à chacun de vos dossiers — c'est à cette condition que vos documents se rangent sans intervention.

Un dossier « À classer » existe par défaut : les documents y arrivent au dépôt, le temps que l'intelligence artificielle les traite.

Assigner le modèle

Par défaut, le modèle est rendu disponible sur toutes les résidences ou tous les bâtiments de votre patrimoine — selon son type de rattachement.

Vous pouvez désactiver cette option pour ne le rendre accessible que sur quelques résidences ou bâtiments en particulier.

Définir les documents obligatoires

Sélectionnez le modèle, ouvrez « Documents obligatoires », puis choisissez les classes correspondant aux documents que vous considérez comme obligatoires.

Deux effets suivent :

• un compteur « documents obligatoires non disponibles » et le détail « Documents manquants » apparaissent sur l'onglet Documents de vos résidences ;
• un onglet dédié s'active dans le rapport Suivi documentaire.

Deux limites à connaître

Le contrôle ne gère pas l'obsolescence : un DPE périmé est compté comme présent. Et il s'exerce au niveau de la résidence uniquement, ni au lot ni au bâtiment.

Voir aussi

• Les documents d'une résidence — côté utilisateur
• Actions documentaires — import et modification en masse
• Habilitations documentaires — réserver un dossier à certains groupes
• Gestion des utilisateurs — créer les groupes