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Le rapport Suivi documentaire

Disponibilité

Cette page concerne les organisations équipées de la GED Stonal Smartdoc.

À quoi ça sert​

Ce rapport vient en complément de l'onglet Documents : il vous permet de suivre la qualité et l'exhaustivité de vos documents, avec une vue d'ensemble sur tout votre patrimoine — et non résidence par résidence.

Comment y accéder​

Depuis le menu de navigation latéral, dans le bloc Gestion documentaire des Réglages.

Prérequis​

Réservé à la GED Stonal Smartdoc

Ce module est disponible pour les utilisateurs disposant de la GED Stonal Smartdoc. Son accès dépend par ailleurs des droits qui vous ont été attribués : il est possible que le lien n'apparaisse pas dans votre menu. Si vous en avez besoin, rapprochez-vous de votre référent.

Les cinq onglets​

1. Indicateurs globaux​

Une synthèse de la situation documentaire de votre patrimoine : le volume de documents déposés, leur statut de classement, les doublons détectés et les documents vides.

2. Qualité documentaire par résidence​

Le détail, résidence par résidence, des anomalies documentaires : documents à ranger, doublons, documents vides.

Corrigez sans quitter le rapport

Cliquez sur une résidence pour ouvrir directement son interface SmartDoc et y corriger les anomalies.

3. Documents obligatoires manquants​

Pour chaque résidence, les documents définis comme obligatoires qui ne sont pas encore déposés sur la plateforme.

Si cet onglet est vide, c'est qu'aucun type de document n'a été défini comme obligatoire pour votre organisation. Le paramétrage se fait dans Modèles documentaires : sélectionnez le modèle, puis « Documents obligatoires ».

4. Métadonnées​

La valorisation des informations extraites automatiquement par l'intelligence artificielle de Stonal : une analyse par classe de document porteuse de métadonnées — diagnostics, actes de vente, baux…

Trois choses utiles à savoir sur cet onglet :

  • des filtres par agence et par site ou résidence ;
  • un export non soumis à la limite habituelle de 2 000 lignes ;
  • les classes sans document sont masquées automatiquement, pour que vous ne lisiez que ce qui vous concerne.

5. Fiabilisation des diagnostics​

Un contrôle ciblé sur vos diagnostics réglementaires (DPE, amiante, plomb, électricité, gaz) :

  • les diagnostics rattachés à aucun lot ni bâtiment, ou rattachés à un bâtiment sans lot ;
  • les DPE dont le numéro ADEME est absent, mal formé ou utilisé par plusieurs documents.

Chaque ligne renvoie vers les documents de la résidence concernée, pour corriger le rattachement ou la métadonnée directement dans SmartDoc. Un filtre par classe de diagnostic permet de cibler l'analyse.

DPE caducs

Les DPE dont la date de validité est dépassée, ou établis avant la réforme du 1er juillet 2021, sont comptés à part et exclus des contrôles sur le numéro ADEME.

Voir aussi​