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Restreindre l'accès à certains dossiers

À quoi ça sert​

Certains documents n'ont pas à être visibles de tout le monde : un dossier contentieux, des pièces liées aux locataires, des éléments financiers. C'est ici que vous réservez ces dossiers aux personnes concernées.

Par défaut, tous les dossiers sont ouverts

Tant qu'aucune habilitation n'a été définie, tous les dossiers sont accessibles à tous les utilisateurs. Ces habilitations servent donc à restreindre un accès, pas à l'accorder : vous ne vous en occupez que si vous voulez réserver certains dossiers.

Comment y accéder​

⚙️ Réglages dans le menu latéral › Gestion documentaire › Habilitations documentaires.

C'est un écran à part entière, au même niveau que Modèles documentaires. Vous ne passez pas par les modèles pour y arriver.

Pas à pas​

L'écran liste vos groupes d'utilisateurs. Choisissez celui dont vous voulez restreindre l'accès, puis sélectionnez les dossiers auxquels il a accès. L'écran sur lequel vous arrivez s'intitule Autorisation d'accès, suivi du nom du groupe choisi.

Les groupes d'utilisateurs sont ceux définis dans Gestion des utilisateurs : c'est là que vous créez un groupe et que vous y placez des personnes.

Les deux règles à connaître​

  • Dès qu'un dossier est réservé à un ou plusieurs groupes, seuls les membres de ces groupes le voient.
  • Un utilisateur membre de plusieurs groupes cumule les droits des différents groupes.

Ce que voit l'utilisateur​

Dans l'onglet Documents, seuls les dossiers auxquels il a accès apparaissent. Un dossier réservé ne s'affiche pas en grisé : il est simplement absent.

Les documents non rangés échappent à cette restriction

Un document encore à ranger reste visible de quiconque accède à la documentation, tant qu'il n'est pas rangé dans un dossier. Un document sensible n'est donc protégé qu'à partir du moment où il est classé — c'est une raison de plus de ne pas laisser traîner la file d'attente.

Voir aussi​