Gestion des documents
Ce document présente les concepts qui sous-tendent la plateforme de gestion documentaire de Stonal, enrichie par l'intelligence artificielle. La compréhension de ces concepts vous aidera à naviguer dans le système, du téléversement des documents jusqu'à l'exploitation de l'analyse et de l'organisation assistées par l'IA.
Vue d'ensemble
La plateforme permet aux organisations de stocker, organiser et analyser des documents efficacement. Elle offre des capacités avancées d'IA pour automatiquement extraire, catégoriser et mettre en relation les informations issues des fichiers téléversés.
Les principaux objectifs du système sont :
- Centraliser tous les documents liés aux objets et aux activités.
- Améliorer la qualité et la structure des documents grâce au traitement automatisé par l'IA.
- Garantir la traçabilité et un accès contrôlé au sein des structures organisationnelles.
Concepts fondamentaux
Organisations
Les organisations constituent la structure principale utilisée pour regrouper et gérer les documents. Chaque document est rattaché à une organisation spécifique.
Le organizationCode est utilisé dans l'ensemble des APIs pour associer les actions à la bonne organisation.
Documents
Les documents sont tous les fichiers (PDF, images, feuilles de calcul, etc.) téléversés dans le système. Une fois téléversés, les documents peuvent être enrichis de métadonnées, structurés en dossiers et reliés à divers objets (tels que des installations ou des bâtiments).
Enrichissement par l'IA
Une fois qu'un document est téléversé, les services d'IA de la plateforme peuvent réaliser des opérations telles que :
- L'extraction automatique des métadonnées clés (dates, adresses, identifiants d'objets, etc.).
- La classification des documents dans des catégories prédéfinies.
- La mise en relation contextuelle avec les objets et les structures documentaires existants.
L'enrichissement par l'IA peut avoir lieu immédiatement après le téléversement ou dans le cadre d'un traitement planifié.
Permissions et accès
La plateforme applique un contrôle d'accès strict fondé sur les appartenances organisationnelles et les permissions des utilisateurs, garantissant que les documents sont gérés de manière sécurisée et accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
Téléverser des documents
Le téléversement des documents constitue la première étape vers la constitution d'un référentiel documentaire structuré et intelligent.
Les documents peuvent être téléversés via l'API publique en fournissant :
- Le fichier lui-même
- Un manifeste JSON facultatif fournissant des informations contextuelles
Les documents téléversés sont traités et stockés, ce qui les rend disponibles pour l'enrichissement par l'IA et leur organisation ultérieure.